Кадровый учет

Что такое кадровый учет?

Кадровый учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации о кадрах организации и их движении, а также связанное с этим оформление требуемых документов.

Кадровый учет
Кадровый учет

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

  • организация труда работников;
  • заключение трудового договора  и прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • предоставление работникам отпусков;
  • поощрение работников;
  • наложение на работников дисциплинарных взысканий;
  • аттестация работников;
  • ведение штатного расписания;
  • учет использования рабочего времени;
  • привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • оформление служебных командировок;
  • прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Кадровый учёт должен производиться профессионально. Правильное ведение кадрового учета на предприятии подразумевает составление и оформления большого количества документов, ошибка в которых может привести к невозможности правильного учета рабочего времени, точному начислению премии или компенсации за неиспользованный отпуск.

Необходимость в ведении кадрового учета и ответственность за нарушение предусмотрена Трудовым кодексом, Кодексом об административных правонарушениях, Уголовным кодексом, нормативными актами Минтруда и Госкомстата России.
Ведение качественного кадрового учета и делопроизводства минимизирует следующие риски:

  • Штрафы и последующая дисквалификация руководителя при нарушении трудового законодательства, в т.ч. по причинам неправильного кадрового делопроизводства;
  • Непризнание налоговыми органами правомерности принятия к расходу неправильно/необоснованно начисленной заработной платы и доначисление налога на прибыль организации;
  • Взыскание через суд и прокуратуру недоначисленной заработной платы;
  • Восстановление на работе незаконно уволенного работника с выплатой компенсации вынужденного прогула через суд.
  • Ведение кадрового учета, как и ведение бухгалтерии является обязательным для организации и индивидуальных предпринимателей.

Вести кадровый учет правильно — это важно!

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда, так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Трудовой инспектор имеет право, без уведомления о своем присутствии, в любое время суток при наличии удостоверения посещать в целях инспектирования организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, поэтому и кадровая служба компании всегда должна быть готова к проверке и вести кадровый учет юридически грамотно в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Кадровый учет в организации подразумевает наличие штатного расписания. На основании штатного расписания составляются и утверждаются должностные инструкции. Эти документы и кадровые приказы служат основанием для приема на работу персонала с соответствующей записью в трудовой книжке.

Во многих компаниях ведение кадрового учета по традиции происходит «вручную». Чтобы упростить кадровый учет, применяют современные компьютерные кадровые программы по ведению и обработке документов и управлению персоналом.
Минимальный, но далеко не полный перечень документов, необходимый для безукоризненного ведения кадрового документооборота состоит из порядка 15-ти(!) обязательных документов кадровой службы: личная карточка работника, трудовая книжка, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, приказ по личному составу, график отпусков и т.д.